Vergeet zeker niet als u externe partners inschakelt om uw doel te bereiken, deze mensen ook zeer goed op de hoogte moeten zijn van dat doel. Een succesvol event organiseren kan enkel als iedereen hetzelfde doel in gedachten houdt.

2. Aan welke voorwaarden moet de locatie voldoen?
De locatie is zeer belangrijk in het slagen van uw doel, bij een event is dit letterlijk uw visitekaartje, de juiste locatie maakt of kraakt uw evenement nog voor het goed en wel gestart is. Maak daarbij zeker gebruik van professionele geluids- en lichtapparatuur, zelfs de mooiste zaal wordt veel sfeervoller met passende muziek en belichting op het juiste moment. Controleer ook vanaf het begin welke mogelijkheden de locatie biedt betreffende parking, bereikbaarheid, catering, …

3. Hoe bereikt u uw doelpubliek?
Bepaal ruim op voorhand het doelpubliek (samen met het doel) waarvoor u dit event wil organiseren. Probeer ook reeds in het beginstadium van uw plan een degelijke inschatting te maken van hoeveel mensen u er mee wenst te bereiken, dit is namelijk ook zeer belangrijk bij de volgende stappen zoals de locatie en het budget dat u wil spenderen.

4. Praktische zaken qua organisatie
Eerst stelt u iemand aan als centrale contactpersoon die een draaiboek op maakt, waar volgende zaken zeker in opgenomen worden:

• Het doel van het event,
• Het doelpubliek en het maximale aantal deelnemers,
• Wanneer en hoe stuurt u de uitnodigingen,
• Opvolging deelnemerslijst,
• Tijdstip en duur van het evenement,
• Met welke partners er samengewerkt wordt,
• Wie is er per partner de aangewezen contactpersoon?
• Wie is er aanwezig van de partners op het event zelf?
• Wie regelt eventuele vergunningsaanvragen?
• Wie regelt de praktische zaken (parking, dressingroom, shuttlebus, …)?
• BUDGET en opvolgingstools,
• …

5. Hoe zorg ik voor de juiste sfeer?
Uiteraard start alles met de locatie zelf en vervolgens met de aankleding die gebruikt wordt om er uw event van te maken. Door gebruik te maken van (extra) podia, meubilair, schermen, doeken, geluid, verlichting, … kan u deze locatie helemaal “op maat” aankleden. Daarnaast kan u gebruik maken van professionele catering, waarvan de exacte formule mede bepaald wordt door het tijdstip en duurtijd van het event, maar ook door de keuze voor een formeel of een eerder ongedwongen event. Ook het budget zal hier uiteraard zijn invloed hebben.

Welke formule u ook kiest voor uw evenement, vooral de sfeer is belangrijk. Vaak, bij een hapje en een drankje in een ongedwongen sfeer, worden er de meest interessante gesprekken gevoerd. Essentieel is dat op deze momenten zowel het licht als geluid aangepast moeten zijn om rustige, normale gesprekken te voeren. Schakel hiervoor professionele hulp in, want u wil de belangrijke contacten niet missen door te luide muziek en storende belichting.

6. De budgetplanning
Misschien niet het leukste deel, maar wel zeer belangrijk! Vaak zal het zeer lastig zijn om de perfecte locatie te vinden die bij uw event past, denken we maar aan capaciteit, afstand, prijs, data, … Bij zakelijke events kan het ook zeer nuttig zijn de (potentiële) klant te laten kennismaken met uw eigen bedrijfslocatie en zo figuurlijk een drempel weg te nemen. Door uw pand (gedeeltelijk) in te richten als ontvangstruimte, vergaderzaal of feestruimte, heeft u ook de kans om uw klanten daadwerkelijk te tonen waar u werkt, hoe u werkt en welke oplossingen u hen (extra) kan aanbieden op hun vraag. De extra kost om een ruimte te huren en daar materiaal naar toe te brengen valt daarbij weg en komt er automatisch al een mooi budget beschikbaar om uw eigen ruimtes om te toveren tot een sfeervolle en geschikte eventlocatie.

Praktisch elke ruimte is om te toveren tot een geschikte locatie, denk daarbij aan podia, meubilair, schermen en doeken op strategische plaatsen om dit het geheel verder af te werken met professionele catering, aangepaste muziek en een passende belichting. Zo heeft u alle troeven in handen om er een geweldig event van te maken en er met een positief gevoel op terug te kijken.

Kortom, of u nu uw eigen locatie gebruikt of toch een locatie huurt, zorg dat u uw doelpubliek bereikt en zorg tijdens het event voor de juiste sfeer met hulp van professionals wat betreft catering, inrichting en ook voor het licht en geluid. Als u met deze 6 tips voor een geslaagd evenement en met professionals het juiste kader en sfeer kan creëren, zal uw doel zeker bereikt worden en dat is ten slotte het uitgangspunt!

Contacteer ons vrijblijvend voor alle vragen aangaande het professioneel organiseren van uw evenement. Met onze 6 tips voor een geslaagd evenement kan u alvast aan de slag. De juiste aankleding voor uw evenement is onze specialiteit!

Veel succes met uw volgende evenement!

Lees ook onze andere blogs